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Kinésiologues : comment moderniser la gestion du dossier médical ?
Cet article a été réalisé en partenariat avec la Fédération
des kinésiologues du Québec.
Dans cet article issu du Webinaire ci-dessus, nous sommes invités à découvrir comment les kinésiologues peuvent gérer le dossier médical numérique de leurs clients. La gestion du dossier médical numérique est un enjeu de taille pour les kinésiologues et autres professionnels de santé, car elle leur permet de mieux connaître les particularités de leurs patients et de leur offrir un suivi adapté à leurs besoins.
Pour gérer le dossier médical numérique de leurs patients, les kinésiologues peuvent utiliser différentes technologies, comme des applications de suivi de l'activité physique ou des logiciels de gestion de la santé. Ces outils leur permettent de collecter et de stocker de manière centralisée les données médicales de leurs clients, comme leur poids, leur tension artérielle ou encore leur fréquence cardiaque.
En utilisant le dossier médical numérique, les kinésiologues peuvent également suivre l'évolution des performances de leurs clients et adapter leur protocole de soin en conséquence.
Par exemple, si un patient présente une augmentation de la fréquence cardiaque pendant l'exercice, le kinésiologue peut conseiller de réduire l'intensité de l'entraînement pour éviter tout surmenage.
La gestion du dossier médical numérique présente donc de nombreux avantages pour les kinésiologues et leurs patients. Elle leur permet de mieux connaître les particularités de chaque client et de leur offrir un suivi personnalisé adapté à leurs besoins.
Cependant, il est important de respecter la confidentialité des données médicales et de veiller à leur sécurité lors de leur stockage et de leur utilisation.
Comment un kinésiologue gère les dossiers médicaux de ses patients ?
Il existe plusieurs façons pour un kinésiologue de gérer les dossiers médicaux de ses patients :
- Collecte des informations : le kinésiologue peut demander aux patients de remplir un questionnaire médical avant leur rendez-vous pour obtenir des informations sur leur historique médical, leurs médicaments en cours et d'autres informations pertinentes.
- Création du dossier médical : le médecin peut utiliser les informations collectées pour créer un dossier médical pour chaque patient, qui peut être conservé sous forme papier ou numérique.
- Mise à jour du dossier médical : le professionnel de santé doit mettre à jour le dossier médical de chaque patient lors de chaque rendez-vous médical, en y ajoutant des informations sur les examens, les diagnostics, les traitements et d'autres données pertinentes.
- Stockage et sécurisation des dossiers médicaux : les dossiers médicaux doivent être stockés de manière sécurisée et confidentielle, que ce soit dans des classeurs verrouillés ou dans un système informatique protégé par mot de passe.
- Accès aux dossiers médicaux : le médecin peut avoir besoin d'accéder aux dossiers médicaux de ses patients pour répondre à des questions, planifier des traitements ou simplement pour avoir une vue d'ensemble de l'état de santé de chaque patient.
Définir l’objectif des technologies pour la gestion d’un dossier médical numérique
- Efficacité : entre le papier et le logiciel, les deux peuvent faire la même chose. Mais quand on a beaucoup de patients à gérer, il faut rechercher l’efficacité.
« C’est l’un des premiers aspects pour lequel on recherche un logiciel de gestion de dossier médical, c’est l’efficacité. »
- Meilleur service : connaître mieux le dossier du patient avant un rendez-vous grâce à un accès rapide aux informations importantes et permet de proposer un meilleur service à tes patients.
- Rendement et rentabilité : une fois que ton efficacité et ton service sont améliorés, tu peux augmenter ton rendement et ta rentabilité. C’est indispensable pour assurer la pérennité de ton travail.
« Chez Hexfit, on dit toujours qu’un logiciel de dossier médical doit se rembourser par lui-même. Si ce n’est pas le cas, il y a sans doute un problème soit dans le logiciel ou dans votre utilisation. »
Définir les critères - Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion de dossier médical numérique
Comment faire pour maximiser les objectifs précédemment cités ?
Éviter la double saisie
Lorsque tu dois entrer des informations sur plusieurs logiciels, tu augmentes les risques d’erreurs. On va alors rechercher des outils basés sur des API, Zapier ou en intégration directe pour permettre de connecter toutes les applications ensembles. Par exemple, toutes les informations insérées dans Garmin ou Fitbit sont également disponibles sur Hexfit. Cette fonctionnalité te permet également de connecter d’autres logiciels tel qu’un CRM à ton logiciel de gestion de dossier médical.
Flexibilité
C’est une caractéristique souvent oubliée. Par flexibilité, on entend l’adaptation du logiciel à votre profession. On veut que le logiciel s’adapte à toi et non l’inverse. Il doit te permettre d’intégrer tes documents, les données, les tests physiques, les évaluations, en d’autres termes le logiciel doit te permettre de tout gérer comme tu aimes le faire.
Il s’agit principalement :
- Possibilités de configurer le logiciel de gestion de dossier médical selon tes besoins
- Plusieurs options de personnalisation
Mais trop de flexibilité peut être nuisible. Un bon exemple est le logiciel Excel. Il offre une extrême flexibilité permettant même de réaliser des tâches automatisées. Mais le point négatif de cela est un fichier lourd qui met du temps à s’ouvrir ou peut même ne pas s’ouvrir pour une raison X inconnue.
« Trop de flexibilité peut être synonyme de perte d’efficacité. Un logiciel qui fait tout, bien souvent, ne fait rien. »
Tes besoins d’aujourd’hui ne sont pas tes besoins de demain
Le changement d’un logiciel de gestion de dossier médical à un coût énorme non seulement au niveau financier, mais aussi en termes de perte d’informations, c’est difficile d’exporter les dossiers et de les réimporter. Il y a donc un enjeu majeur à changer ou à passer par un logiciel de gestion de dossier médical.
C’est pourquoi il est important de te projeter dans 5 ans au moment de choisir ton logiciel de gestion de dossiers médicaux. Si par exemple, tu sais que dans plusieurs années, tu souhaites agrandir ton cabinet et travailler avec d’autres kinésiologues, c’est une donnée à prendre en considération lors du choix de ton logiciel.
Disponible partout
C’est un outil disponible sur tablette, ordinateur, smartphone ou sur le web. Ton logiciel de gestion de dossier médical doit être accessible partout, surtout si tu es amené à te déplacer ou à travailler à distance avec tes patients.
Centrale d’informations
Ton logiciel de gestion de dossier médical doit te permettre de centraliser de nombreuses informations. Plus tu peux insérer des données dans ton logiciel de dossier médical, plus tu évites la double saisie.
Un bon logiciel de gestion de dossier médical te permet de centraliser toutes les informations nécessaires au suivi de tes patients :
- programmes
- notes
- tests physiques et évaluations
- fichiers (pdf, word, excel,...)
- données physiques
- rendez-vous
- paiements
- et autres données selon votre activité ou vos besoins
4 groupes de fonctionnalités pour les kinésiologues
Suivi clients
Cela concerne tes interventions, tes notes au dossier, tes documents, … On va également ajouter des données spécifiques aux kinésiologues tels que les tests physiques.
Portail client
C’est l’extension de tes services, les informations auxquelles ton patient à accès. Cela peut être une application plus ou moins complète, seulement le programme d’exercice par exemple. Cela te permet d’augmenter la qualité du suivi, de professionnaliser ton travail, d’augmenter sa valeur et la proximité avec le patient.
Métier
C’est tout ce qui est spécifique aux kinésiologues par exemple, comme la création de programme, de planification d’entraînements, … On retrouve aussi des évaluations qui sont propres aux kinésiologues et qui doivent être présentes dans le dossier médical du patient. Tous les documents FKQ sont également disponibles dans ton logiciel de gestion de dossier médical. Sans oublier les données importantes dans le suivi de tes patients qui sont disponibles au sein du logiciel.
Administratif
On parle ici de paiements, facturation, les outils de paiement. Il s’agit également de la gestion des rendez-vous ou encore la comptabilité. En bref, tout ce que tu dois gérer d’un point de vue administratif.
Les enjeux liés à l’utilisation des technologies pour gérer les dossiers médicaux de vos patients
Les outils que vous utilisez actuellement ne sont pas nécessairement un dossier médical numérique
À l’heure actuelle, tu utilises peut-être Google, OneDrive ou encore des courriels pour la gestion de tes dossiers médicaux. Or, ces outils ne sont pas destinés à cela pour plusieurs raisons, autant pour des raisons de conformité que d’efficacité.
« Il est clair que Google, OneDrive ou encore Courriels ne correspondent pas aux besoins des kinésiologues. »
Ils peuvent être de bons addons, mais en aucun cas un outil de gestion à proprement parler.
La conformité de ton logiciel de gestion de dossier médical numérique
Pour faire suite au point précédent, un logiciel de gestion de dossier médical numérique doit être conforme aux lois en vigueur par rapport aux données personnelles et plus particulièrement à la PIPEDA (loi qui régit les renseignements personnels sur la santé). Ton logiciel doit également être conforme à la fédération de kinésiologues du Québec.
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