Étude de cas

Umanovo, à la recherche d'une nouvelle méthode pour structurer son équipe

L’équipe de Hexfit a  récemment rencontré les professionnels de la salle d'entraînement de Umanovo pour discuter de leur expérience avec le logiciel.

À propos du centre Umanovo

Nombre de professionnels : 5

Umanovo est un centre d'entraînement privé axé sur la santé globale situé à Québec. Leur approche permet de transformer la vie des gens et des entreprises à plusieurs niveaux grâce à leur vision globale et unique traitant à la fois les volets nutritionnels, psychologiques, émotionnels, posturaux, comportementaux et physiques, pour une modification durable du mode de vie.

Site web : https://www.umanovo.com/

Comment Umanovo a réussi à augmenter la rétention de ses clients en utilisant Hexfit

Pierre-Hugues avait comme objectif d’intégrer une nouvelle méthode de travail pour structurer  les suivis de son équipe de professionnels.

Initialement, lorsqu’il était le seul professionnel de Umanovo, Pierre-Hugues travaillait beaucoup avec un logiciel semblable à Microsoft Word  pour la gestion de ses activités. Ensuite, il s’est mis à engager des employés et les suivis sont devenues de plus en plus compliqués. Chaque professionnel utilisait une méthode de travail différente et il était difficile de faire un suivi uniforme de chaque dossier.

Pierre-Hugues avait beaucoup de dossiers physiques (feuilles papiers) et cela n’avait pas une belle empreinte environnementale, ce qui était un réel enjeu pour l’équipe d’Umanovo. De plus, ils voulaient centraliser tous leurs dossiers au même endroit pour avoir un accès facile et rapide aux fichiers clients.

Donc, ils recherchaient une solution permettant la collaboration en équipe, la création de programmes d’entraînement complet, la centralisation de tous les dossiers clients en plus d’améliorer l’empreinte écologique de l’entreprise.

Après avoir fait plusieurs recherches auprès de différents logiciels, l’équipe de Umanovo a retenu la solution Hexfit, qui répondait à leurs multiples besoins.

Pierre-Hugues Geoffroy
Fondateur de Umanovo

Hexfit permet à Umanovo de se structurer à l’aide des dossiers clients centralisés

Le logiciel intègre plusieurs fonctionnalités très intéressantes dont une banque d’exercices contenant plus de 8000 exercices. Cette banque, qui est très variée, permet aux professionnels de concevoir des programmes d’entraînement complets. C’est l’une des principales raisons pour laquelle Umanovo a choisi Hexfit comme solution de suivi client.

« Moi, la principale raison pourquoi j’ai choisi Hexfit, c’est à cause de la création de programmes. Ça c’était la raison de départ et principale, parce que l’outil de Hexfit est vraiment performant »

Hexfit offre également un support à la clientèle très efficace et rapide à ses clients. Le logiciel a permis à l’équipe de Umanovo de simplifier et d'augmenter l’efficacité dans leurs activités.

Les dossiers clients, qui sont centralisés directement dans Hexfit, offrent plusieurs avantages aux professionnels de Umanovo. Ils ont maintenant accès à toutes les données de chaque client à un même endroit et ce, à partir de n’importe quel appareil.  Cette centralisation et uniformisation à permis à Pierre-Hugues d’instaurer un système de rotation des entraîneurs dans l’idée de limiter l’impact d’un professionnel quittant l’entreprise pour ainsi augmenter la rétention de ses clients.

« Je fais l’évaluation, je donne un rapport puis ensuite, je le transfère à Sandra pour une durée de 3 semaines. Ensuite, Sandra fait son rapport et transfère le client à Patrick. On éduque le client à changer de personne et on s’est rendu compte que c’est bénéfique pour le professionnel et Umanovo »

La résistance au changement

Comme avec tout changement de méthode de travail, il y a eu une certaine résistance de la part des professionnels lors des premières semaines d’utilisation. Pour contrer cet enjeu, l’équipe de Hexfit s’est assurée que tous les employés maximisent le logiciel grâce à une formation initiale. Également, ils ont répondu rapidement (< 1min) aux questions dans la messagerie instantanée du logiciel. Dans tous les cas, il ne faut pas négliger l’impact de Pierre-Hugues (le propriétaire) qui est un bon leader. Il a su afficher une direction forte et un message clair pour guider son équipe en leur mentionnant que la continuité de l’entreprise passait par le logiciel Hexfit ?

Conclusion

Aujourd’hui, les professionnels de Umanovo sont satisfaits du logiciel et ils affirment que l’outil est un investissement pour eux! D’ailleurs, ils ont mentionné que le logiciel est utilisé au quotidien et de façon automatique par l’équipe. On peut donc en conclure que l’intégration de Hexfit répond parfaitement à la solution que recherchait le gym Umanovo! Et ce, sans parler de leurs clients qui en voit aussi le bénéfice.

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